Fechamento contábil: etapas e checklist mensal
Por Equilibria Tech · atualizado em
Este guia organiza o fechamento contábil em etapas, mostra o que depende do cliente em cada uma e o que as normas do CFC dizem sobre o encerramento.
Resposta direta
Fechamento contábil é o conjunto de conferências e ajustes feitos para encerrar a escrituração de um período, mensal ou anual, e chegar a demonstrações que representem a posição da empresa. Em linhas gerais, passa por receber e lançar os documentos, conciliar as contas, registrar os ajustes do período, apurar o resultado e revisar. No fechamento do exercício, a Resolução CFC 1.590/2020 pede a Carta de Responsabilidade da Administração.
Em resumo
- Sugestão de rotina: conciliar as contas todo mês, para não levar diferenças acumuladas ao encerramento do exercício.
- A escrituração se apoia em documentos e segue ordem cronológica (ITG 2000 (R1), item 5).
- A Carta de Responsabilidade da Administração é fornecida anualmente, para fins de encerramento do exercício (Resolução CFC 1.590/2020, art. 3º).
- A primeira etapa, receber os documentos, depende do cliente, e as seguintes dependem dela.
O que é fechamento contábil?
É o trabalho de encerrar a escrituração de um período. No fechamento mensal, o objetivo é ter um balancete confiável. No fechamento anual, é chegar às demonstrações contábeis do exercício.
O lançamento registra cada fato à medida que o documento chega. O fechamento vem depois: confere se os saldos batem com os controles de origem, registra o que pertence ao período e ainda não entrou, e então apura o resultado.
Neste artigo, balancete é a listagem dos saldos das contas no fim do período, e conciliação é a conferência de um saldo contábil contra o extrato ou o controle de onde ele vem. As definições e as etapas abaixo são uma forma de organizar o trabalho, e o contador responsável adapta ao caso.
O que as normas do CFC dizem sobre escrituração e encerramento?
A tabela reúne quatro pontos de duas normas. Os três primeiros são da norma de escrituração. O último, a carta, a resolução liga ao encerramento do exercício.
| Ponto | O que a norma diz | Onde |
|---|---|---|
| Base documental | A escrituração deve ser executada em ordem cronológica de dia, mês e ano, com base em documentos de origem externa ou interna ou, na sua falta, em elementos que comprovem ou evidenciem fatos contábeis | ITG 2000 (R1), item 5 |
| Responsabilidade | A escrituração contábil e a emissão de relatórios, peças, análises, demonstrativos e demonstrações contábeis são de atribuição e responsabilidade exclusivas do profissional da contabilidade legalmente habilitado | ITG 2000 (R1), item 12 |
| Demonstrações no Diário | As demonstrações contábeis devem ser transcritas no Livro Diário, com as assinaturas do titular ou representante legal da entidade e do profissional | ITG 2000 (R1), item 13 |
| Carta de responsabilidade | O contratante deve fornecer anualmente a Carta de Responsabilidade da Administração, para fins de encerramento do exercício | Resolução CFC 1.590/2020, art. 3º |
Quais demonstrações a empresa precisa elaborar depende do porte e da norma contábil que se aplica a ela. Este artigo não entra nessa definição.
Quais são as etapas do fechamento contábil?
A ordem abaixo é uma forma de organizar o trabalho. Cada escritório adapta ao seu sistema e ao perfil da carteira.
- Receber os documentos do cliente. Extratos, notas, folha, contratos e o que mais movimentou o período.
- Lançar o que falta. Tudo o que ainda não foi escriturado, na ordem cronológica.
- Conciliar. Bancos, clientes, fornecedores, impostos e folha: o saldo contábil precisa bater com o extrato ou o controle de origem.
- Registrar os ajustes do período. Depreciação, provisões e o que pertence ao período pela competência.
- Apurar o resultado.
- Revisar. Comparar com o período anterior e investigar variações sem explicação.
- Entregar e explicar. O balancete ou as demonstrações, com o que mudou e por quê.
No encerramento do exercício entram dois passos a mais: a carta de responsabilidade da administração e a transcrição das demonstrações no Livro Diário, com as assinaturas.
Um checklist de fechamento mensal
A lista é uma sugestão de conferência, para adaptar. A coluna da direita mostra de quem depende cada item.
| Item | Conferência | Depende de |
|---|---|---|
| Bancos | Saldo contábil igual ao extrato de cada conta | Cliente enviar os extratos |
| Contas a receber e a pagar | Saldo contábil igual ao controle do cliente | Cliente enviar o controle |
| Notas fiscais | Entradas e saídas do período lançadas | Cliente e escritório |
| Folha | Provisões e encargos do mês registrados | Escritório |
| Impostos | Apuração conferida com as guias | Escritório |
| Imobilizado | Depreciação do mês registrada | Escritório |
| Pendências | Lista do que ficou sem documento, com responsável e prazo | Cliente e escritório |
Como montar o calendário? Um exemplo
O calendário abaixo é fictício e serve para mostrar o formato. Os dias são contados em dias úteis do mês seguinte ao período.
| Dia útil | Etapa | Responsável |
|---|---|---|
| 1 a 3 | Recebimento dos documentos | Cliente e escritório |
| 4 a 6 | Lançamentos pendentes | Contábil |
| 7 e 8 | Conciliações | Contábil |
| 9 | Ajustes do período e apuração | Contábil |
| 10 | Revisão | Contador responsável |
| 11 | Entrega ao cliente | Escritório |
No exemplo, três dos onze dias dependem do cliente, e são os primeiros. Se os documentos atrasam, as etapas seguintes atrasam junto.
O que pode atrasar o fechamento?
- Documento que não chega. O extrato que falta impede a conciliação daquela conta.
- Pendência sem dono. Uma dúvida sobre um lançamento fica esperando resposta do cliente, sem prazo.
- Conciliação deixada para o fim do ano. As diferenças de vários meses se acumulam na mesma conta.
- Revisão sem tempo. É a última etapa antes da entrega, e o atraso das anteriores recai sobre ela.
Os dois primeiros dependem de combinar com o cliente o prazo de envio e quem responde às dúvidas. O contrato pode registrar isso: veja o que o contrato de serviços contábeis precisa conter.
Sobre o ContadorFlow
O ContadorFlow é uma plataforma de atendimento por IA no WhatsApp e CRM para escritório de contabilidade. O pedido de documentos ao cliente, o fechamento, as conciliações e as demonstrações descritos neste artigo são trabalho do escritório. Para a rotina de relacionamento com a carteira, veja o guia de CRM para escritório de contabilidade.
Perguntas frequentes
O que é fechamento contábil?
É o conjunto de conferências e ajustes que encerram a escrituração de um período, mensal ou anual, para chegar a um balancete ou a demonstrações contábeis que representem a posição da empresa.
Quais são as etapas do fechamento contábil?
Uma forma de organizar: receber os documentos, lançar o que falta, conciliar as contas, registrar os ajustes do período, apurar o resultado, revisar e entregar. No encerramento do exercício entram a Carta de Responsabilidade da Administração e a transcrição das demonstrações no Livro Diário.
Qual a diferença entre fechamento mensal e anual?
O mensal busca um balancete confiável e mantém as contas conciliadas. O anual encerra o exercício e chega às demonstrações contábeis. Como sugestão de rotina, conciliar todo mês evita levar diferenças acumuladas ao encerramento.
O que é conciliação contábil?
É a conferência entre o saldo de uma conta na contabilidade e o controle de origem, como o extrato bancário ou o relatório de contas a receber, com a explicação de cada diferença.
A carta de responsabilidade da administração faz parte do fechamento?
No encerramento do exercício, sim. A Resolução CFC 1.590/2020 determina, no art. 3º, que o contratante forneça a carta anualmente ao profissional da contabilidade, para fins de encerramento do exercício.
Quem assina as demonstrações contábeis?
A ITG 2000 (R1) diz, no item 13, que as demonstrações contábeis devem ser transcritas no Livro Diário, com as assinaturas do titular ou de representante legal da entidade e do profissional da contabilidade legalmente habilitado.
Quanto tempo leva um fechamento contábil mensal?
Depende do volume de lançamentos e de quando os documentos chegam. No calendário de exemplo deste artigo, que é fictício, são onze dias úteis, e os três primeiros são de recebimento dos documentos.
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